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Avez-vous peut être des projets que vous n’arrivez pas à réaliser parce que vous êtes souvent dans le  rouge à la fin du mois sans trop savoir comment ? Peut-être que votre problème est que vous n’arrivez pas à savoir exactement combien sort de votre poche et à quelle vitesse par rapport à vos revenus. Il vous faut urgemment faire un budget pour vous permettre d’y voir clair, et donc de contrôler vos entrées et sorties de fonds. Vous n’aurez que l’embarras du choix si vous décidez d’avoir votre budget personnel. Vous pouvez par exemple vous servir d’un fichier Excel pour gérer votre budget.

Le budget : qu’est-ce que c’est ?

Le budget est un outil qu’on retrouve souvent sous la forme de fichier électronique ou de document écrit et qui vous permet de suivre vos finances. C’est un excellent instrument de gestion financière qui peut vous aider à réaliser vos projets et atteindre vos objectifs financiers. Son utilisation s’avère spécialement urgente, importante et indispensable, si vous vous retrouvez dans l’une des situations suivantes :

  • Vous manquez souvent d’argent ;
  • Vous n’avez pas vraiment une idée de où va votre argent ;
  • Vous n’arrivez pas à faire régulièrement des économies ;
  • Vous avez des difficultés à payer vos dettes ;
  • Vous êtes souvent pris de court par les dépenses.

Avec un budget, vous aurez une meilleure vision de vos ressources, et de la manière dont vous vous en servez. Ceci vous aidera à contrôler vos dépenses et à vivre en respectant vos moyens. Le budget vous permet également de trouver des moyens de payer vos dettes, réduire vos dépenses, et constituer une épargne qui vous permettra à terme de réaliser vos projets.

Comment faire votre budget

Avant de passer à la réalisation du budget, il faudra que vous déterminiez des objectifs et que vous ayez une idée très nette de votre situation financière.

Donnez-vous des objectifs

Voulez-vous rembourser vos dettes, ou avoir le contrôle total de vos dépenses ? Peut-être que votre objectif est de reprendre vos études ou de les finir en toute tranquillité. Quoi qu’il en soit, il est primordial que vous ayez un but à atteindre.

Gardez un œil sur vos finances.

Tout le monde sait à peu près combien il gagne, quelle quantité d’argent entre dans ses poches. Mais savez-vous vraiment comment et où va cet argent ? Il est important de le savoir. Chaque pièce dépensée est d’une grande importance lorsque vient le moment de faire l’état des lieux de sa situation financière.

Dans ce sens, observez pendant un ou deux mois vos dépenses journalières. Notez tout ce que vous achetez. Même la plus petite dépense est à prendre en compte. Conservez une copie de toutes les factures que vous payez durant cette période d’observation. Notez vraiment tout ce que vous faites en matière de dépense. Le but de cette manœuvre est de vous permettre de comprendre vos habitudes en matière de dépense au moment d’établir votre budget.

Etablir le budget

Après avoir correctement recensé vos dépenses et revenus mensuels, vous pouvez passer à la mise en place de votre budget. Vous pouvez concevoir vous-même votre budget, mais il vous serait plus aisé de vous servir de fichiers Excel conçus spécialement et disposant de fonctions qui vous permettront de faire des prévisions plus facilement. Nous en présenterons quelques-unes dans cet article.

Le fichier ci-dessous est le premier exemple de fichier Excel pour la gestion mensuelle de votre budget que nous vous proposons. Sa constitution est très simple avec notamment trois grandes rubriques que vous pouvez modifier à votre guise et un graphe vous présentant vos niveaux de revenus, dépenses et trésorerie. La rubrique « revenu mensuel » vous permet de consigner toutes vos sources de revenus suivant deux modes (le revenu escompté de chaque source et celui que vous percevez réellement).

Une fois que vous aurez rempli suivant ces deux modes chacune des cases concernées, Excel se chargera de calculer pour vous l’écart entre vos prévisions et vos recettes au niveau de chaque revenu. Aussi, après avoir fait le cumul de toutes vos prévisions d’une part, et de vos recettes d’autre part, il vous présentera l’écart entre ces deux données.

La rubrique dépense quant à elle présente déjà plusieurs types de dépenses que vous pourriez effectuer durant un mois. Vous pouvez bien sûr la modifier à volonté pour y intégrer des dépenses qui n’y figurent pas, ou en retirer celles qui ne vous concernent pas.

Son utilisation suit le même principe que celle de la rubrique revenu. Au fur et à mesure que vous ajoutez des chiffres concernant vos revenus et dépenses, Excel en fait automatiquement la synthèse qu’il vous présente dans la rubrique Trésorerie suivant toujours les modes « prévu » et « réel ». Il vous présente également l’écart total entre l’ensemble de vos revenus et vos dépenses.

Vous avez en plus une représentation graphique du niveau de vos revenus et dépenses suivant toujours les deux modes. Ce graphe présente aussi votre niveau d’excédent ou de déficit selon la balance de votre budget

Le prochain modèle que nous vous proposons a la particularité de classifier les dépenses que vous pourrez effectuer.

Le fichier compte en tout douze catégories de dépenses que vous pourriez être amené à faire. Bien entendu, vous pouvez modifier à volonté ces catégories. Vous n’êtes pas non plus obligé de remplir tous les postes de dépense qui composent les catégories de dépense. S’il y a un type de dépense qui ne vous concerne pas, laissez simplement les cases correspondant à ladite dépense vides.

Pour ce qui est du mode d’utilisation de ce fichier, il reste le même. Il vous faut entrer les données relatives à vos revenus et dépenses dans les cases correspondantes suivant les modes « prévu » et « réel ».

Une fois que toutes les cases qui concernent votre budget sont remplies, Excel vous fournira les informations suivantes :

  • Le revenu mensuel prévu et le revenu mensuel réel
  • Les dépenses mensuelles prévues et les dépenses mensuelles réelles
  • Le bilan mensuel prévu et le bilan mensuel réel.

Il faut noter que cette analyse entre ce qui est prévu et ce qui « est » réellement est aussi disponible pour chacun des postes constituant les recettes et les dépenses prévues dans le budget. Les soldes négatifs sont précédés d’un signe moins (-).

Le prochain tableau que nous proposons ressemble beaucoup au précédent, à la seule différence que ce dernier ne fait pas un rapport entre les prévisions de recettes et de dépenses et leur réalisation. C’est une feuille Excel qui vous permet de suivre la gestion de vos finances tout au long de l’année. De ce fait elle offre une vision plus large que celle des budgets précédents

Le principe d’utilisation reste le même. Plusieurs postes de revenus et de dépenses modifiables à volonté existent que vous devez simplement remplir. La particularité de ce fichier Excel est qu’il cumule l’ensemble des revenus mensuels, ainsi que l’ensemble des dépenses mensuelles en temps réel pour que vous ayez une vue globale de la totalité de vos recettes et dépenses au moment où vous consultez le fichier.

A partir de ces cumuls, Excel réalise une moyenne mensuelle pour chacun des postes constituant les volets revenu et dépense. Il détermine également votre trésorerie et son niveau moyen. Il fournit aussi une courbe illustrant de façon graphique l’évolution du niveau général du budget.

Rappelez-vous que ce fichier est une représentation annuelle du budget. Vous pouvez donc coupler son utilisation avec le précédent, le premier vous permettant d’avoir une vue pointue de l’état mensuel de vos finances, le second offrant la possibilité de suivre de façon globale l’évolution de vos finances pendant toute l’année.

Le prochain exemple de budget que nous proposons est en fait un classeur Excel avec des plusieurs autres fonctions que celle de l’enregistrement classique des dépenses et revenus dans le but de dégager un solde. Il vous permet entre autres de prendre en compte vos projets et de vous aider à dégager les fonds pour les réaliser.

Ce modèle suggère de transférer chaque mois dans un compte épargne les surplus destinés à la réalisation de vos projets et de vos dépenses annuelles (l’immatriculation d’un véhicule, ou les frais de scolarité de vos enfants par exemple). La semaine débute le lundi et finit le dimanche, et la date entre parenthèses indique le jeudi (jour de paye pour beaucoup de salariés).

Par exemple, si le paiement de votre connexion internet doit se faire la semaine du 28 au 3 (30), et que vous savez que votre salaire sera payé le 30 de cette même semaine (chiffre facilement repérable car entre parenthèses), vous pouvez inscrire le montant de votre facture sur cette ligne, sachant que l’argent pour la régler sera disponible. Si une entente a été prise pour reporter le paiement d’une facture, il faudra repositionner le montant de la facture dans la (ou les) semaine(s) correspondante(s). N’hésitez pas à changer manuellement le chiffre entre parenthèses si votre entrée d’argent se fait un autre jour.

Autre détail important: si le paiement de ladite connexion est prévu avant le 30 (chiffre correspondant au jour de votre entrée d’argent), vous ne pourrez inscrire le montant à payer sur la ligne de cette semaine puisque vous n’aurez pas encore les fonds nécessaires pour l’honorer.

Si vous inscrivez plus de dépenses que d’entrées d’argent sur la ligne d’une semaine, Excel prélèvera ce montant manquant sur la semaine précédente pour éviter le  déficit. Si la ligne de la semaine précédente devient rouge à son tour, le programme recalculera encore jusqu’à ce qu’il trouve assez de fonds pour redevenir vert.

Vous pouvez également inscrire un bref descriptif des sommes que vous inscrivez dans les cases blanches. Les chiffres sont à inscrire dans les parties bleues comme dans l’exemple ci-dessous (section AUTRE)

Vous remarquerez que dans la colonne « Surplus ou déficit à reporter », le montant inscrit est le résultat des revenus moins celui des dépenses. Les résultats négatifs sont automatiquement inscrits en rouge et transférés dans la colonne « situation mensuelle ». Les résultats positifs sont sur fond vert, 428$ pour la semaine du 7 au 13 par exemple. À la fin de chaque mois, vous verrez toujours le déficit ou épargne (surplus) du mois et le dépôt à faire pour les paiements annuels dans le compte épargne.

Dans l’exemple précédent, on remarque une épargne de 528$ et un dépôt de 0$. Cela indique que Paul n’a pas de paiement annuel à faire (comme les immatriculations ou le permis de conduire). On voit que la troisième semaine présente un déficit de 250$ avec la mention « OK ». Ces 250$ ont été prélevés sur la semaine précédente étant donné qu’il y avait assez de fonds. Vous remarquerez ces mêmes 250$ dans la colonne DÉFICIT D’UNE SEMAINE.

Attention, dans la feuille de calcul du budget, les sommes déficitaires qui ont pu être comblées sont précédées de la mention « OK » car cela pourrait prêter à confusion. Autrement dit, une semaine avec un déficit ET la mention OK n’est pas vraiment un déficit car on a « pioché » dans la semaine précédente pour le combler.

La première feuille du classeur ressemble assez aux précédents fichiers que nous avons déjà présentés. Sur cette première feuille vous inscrivez vos données standards concernant les recettes et dépenses. Trois grandes rubriques constituent cette feuille. D’abord les sources de revenu. Ce tableau a la particularité de vous proposer de saisir vos données suivant plusieurs modes de paiement. Donc si vous percevez votre salaire en plusieurs tranches dans le mois, ou si vous avez plusieurs revenus que vous percevez à différentes dates, ce classeur prend en compte toutes ces données pour vous donner en temps réel votre situation financière.

Vous n’aurez donc qu’à rentrer les données et changer les dates si celles déjà prédéfinies ne correspondent pas à votre situation.

La seconde rubrique de la première feuille concerne les dépenses et leurs fréquences. Ici aussi il faudra juste entrer les données relatives à vos dépenses. Vous pouvez bien entendu modifier les intitulés à volonté.

Cette rubrique quant à elle concerne des dépenses spéciales que vous effectuez de façon annuelle.

La troisième feuille concerne vos projets. Elle vous permet de dégager les fonds nécessaires pour la réalisation de vos projets et le paiement de vos dépenses annuelles à partir de votre épargne réelle. Il est particulièrement important de consigner sur cette page le montant réel de votre épargne mensuelle. Si entre temps vous avez effectué des retraits sur cette épargne, il faudra le mentionner dans la section appropriée.

La quatrième et dernière feuille de ce classeur comporte des schémas pour vous permettre d’avoir un aperçu graphique de la situation de vos finances et du niveau d’avancement de vos projets.

Ce classeur est un calculateur de budget polyvalent. Il peut notamment servir à gérer un budget familial, mais aussi convenir parfaitement à un budget individuel. Tout ce que vous aurez à faire sera d’ignorer les postes qui ne vous concernent pas lorsque vous y entrez les données relatives à vos revenus et dépenses. Les calculs se feront automatiquement.

S’en tenir au maximum à son budget est le moyen le plus efficace de vous sortir de la zone rouge. Cela demande une bonne discipline et du courage. Plus le temps passera et plus il vous sera facile de vous y conformer. Tenez bon !

Fichier excel budget 1

Fichier excel budget 2

Fichier excel budget 3